Wann laden Sie zur Pressekonferenz ein?

Pressekonferenzen brauchen ein besonderes Ereignis, das öffentliche Interesse und jemanden, der etwas zu sagen hat. In Pressekonferenzen können Sie ein Ereignis umfassend und aus verschiedenen Perspektiven beleuchten. Sie können Standpunkte und Hintergrundwissen vermitteln. 

Pressetermin oder Pressekonferenz sind die Klassiker der Public Relations. Sie laden die Medien ein und freuen sich, wenn möglichst viele Pressevertreter kommen. So ist jedenfalls der Normalfall.

Pressekonferenz vs. Pressemitteilung

An dieser Stelle wird ein Geheimnis gelüftet: Journalisten sind faul. Journalisten kommen nur dann zur Pressekonferenz, wenn es ihnen die Arbeit erleichtert. Die erste Frage für den Einlader muss folglich sein: Lohnt sich für Journalisten der Weg zur Pressekonferenz oder passt alle Information auch in eine Pressemitteilung?

Die Einladung für eine lokale Pressekonferenz kann eine Woche vor dem Termin erfolgen. Ein Termin mit der Fachpresse ist langfristiger zu planen und muss für die Fachjournalisten passen. Nutzen Sie die Nähe zu einem Event, zum Beispiel eine Konferenz oder eine Messe. Überregional spielen auch die Online-Pressekonferenzen eine immer größere Rolle.  

Erfolgsfaktoren der Pressekonferenz

Als Veranstalter sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

  • Pressekonferenzen veranstaltet man am späten Vormittag oder frühen Nachmittag. Nicht vor dem Aufstehen, aber rechtzeitig vor Redaktionsschluss.
  • Der Veranstaltungsort sollte zentrumsnah liegen und mit Bus und Bahn gut zu erreichen sein.
  • Der Raum muss ausreichend groß und hell ausgeleuchtet sein. Gibt es geeignete Bildmotive für die Fotografen? Wie wirken das Auditorium und der Hintergrund?
  • Wird eine Lautsprecheranlage benötigt, sollen Präsentationen oder Videos gezeigt werden? Prüfen Sie unbedingt vorab das Zusammenspiel von Hard- und Software.
  • Muss der Weg zur Pressekonferenz ausgeschildert werden?
  • Für gute Stimmung sorgen Kaffee, kalte Getränke und manchmal auch ein kleiner Imbiss. 
  • Eine Assistenz unterstützt den reibungslosen Ablauf der Pressekonferenz. Diese Person begrüßt die Gäste, verteilt die Pressemappen und reicht eine Namensliste zum Eintragen für die Journalisten herum. Die Assistenz besorgt bei Bedarf nach der Pressekonferenz noch Zusatzinformationen und ist für Rückfragen der Journalisten da. Darum ist es auch gut, wenn Ihre eigenen Leute die wichtigsten Antworten mitschreiben oder aufzeichnen. 
  • Sorgen Sie für gut lesbare Namensschilder für die Akteure, bitte immer mit Vor- und Zunamen. Das erspart unnötiges Nachfragen und verhindert Schreibfehler. 
  • In der Kürze liegt die Würze. Nach 20 bis 30 Minuten mit Statements kommt die Fragerunde. Die Pressekonferenz sollte maximal eine Stunde dauern. 
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